Projekt Digitaler Rechnungseingang

Das Ev. Kreiskirchenamt Sauerland-Hellweg entwickelt als Pilotamt für die Landeskirche den digitaken Rechnungseingang im Zusammenhang mit der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems. Mit dem Monat Mai 2021 werden wir in den erarbeiteten Projektplan einsteigen. Ziel ist eine Umsetzung in allen Kirchengemeinden und Einrichtungen der drei Kirchenkreise bis zum Jahresende. Zu gegebener Zeit werden wir auf einzelne Kirchengemeinden bzw. Einrichtungen zukommen, um sie als Pilot in dieses Projekt einzubinden.


Ziel dieses Projektes ist es, den Rechnungseingangsprozess zukünftig ausschließlich elektronisch abzubilden und dadurch einen deutlich effizienteren Ablauf zu erreichen. Die Gesamtbearbeitungsdauer vom Eingang der Rechnung bis zur Bezahlung soll deutlich verkürzt werden, so dass u.a. auch wieder Skontofristen genutzt werden können. Zudem bietet die Digitalisierung die Möglichkeit, jederzeit den aktuellen Stand der Bearbeitung abzurufen.


Weitere Schritte der Digitalisierungen (z.B. Posteingang, digitale Akte) werden diesem Projekt folgen.
Die Organisationsstruktur des Projektes sieht eine Projektlenkung, einen Projektbeirat und ein Projektmanagement vor.

 

Der Projektbeirat soll mit Vertretern aus den drei Kirchenkreisen besetzt werden. Durch den Projektbeirat sollen die unterschiedlichen Perspektiven in den Projektverlauf einbezogen werden. Zur Besetzung des Beirats werden zurzeit Personen aus den drei Kirchenkreisen angesprochen. Die Beteiligung der Einrichtungen ist uns insbesondere auch deswegen wichtig, weil wir nicht nur den Rechnungslauf innerhalb des Kreiskirchenamtes digitalisieren möchten, sondern auch die Zeichnungen (Anordnung, sachliche und rechnerische Richtigkeit). Dies betrifft somit auch die Abläufe in den Kirchengemeinde bzw. Einrichtung.

 

Die Projektlenkung nehmen Herr Bernd Göbert und Frau Jessica Hellwig (Leitung Fachbereich Finanzbuchhaltung) wahr. Das Projektmanagement hat Frau Ivonne Lorenz (Assistenz Verwaltungsleitung) übernommen. Über den Fortgang des Projektes möchten wir Sie regelmäßig informieren. Dies geschieht durch das Teilprojekt Akzeptanz und Kommunikation. Dieses Teilprojekt übernimmt Frau Sandra Vollmar, die zurzeit die Homepage des Kreiskirchenamtes überarbeitet. Hierbei wird auch unsere überarbeitete Homepage, die in Kürze an den Start geht, eine wichtige Rolle spielen.
Neben dem Hauptteil des Projektes - Digitaler Rechnungsworkflow und Schulungen -, der durch Frau Lorenz wahrgenommen wird, gibt es noch als drittes Teilprojekt das Thema Compliance. Hierfür ist Herr Matthias Tast (Stellvertretende Verwaltungsleitung) verantwortlich.